Как нанять бухгалтера: участок, вакансия, проверка и доступы

Начните с вопроса, какую часть учёта вы отдаёте. По закону о бухгалтерском учёте (402-ФЗ, ст. 7) за организацию учёта отвечает руководитель, и форму он выбирает сам: штатный бухгалтер, обслуживающая организация или в некоторых случаях ведение учёта лично. Если вы выбрали штат, определите, какая из ролей ниже закрывает вашу задачу.

Требования к образованию и стажу главного бухгалтера по закону установлены для отдельных организаций: публичных акционерных обществ, страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, эмитентов, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам, и некоторых бюджетных организаций (ч. 4 ст. 7 402-ФЗ). Для обычного ООО их определяете вы. Профстандарт «Бухгалтер» (приказ Минтруда № 103н) для такой организации обязательным не считается, но его удобно использовать как список трудовых функций, из которого вы выбираете нужные.

Кандидату нужно понять за минуту, какая работа его ждёт. «1С, опыт от 3 лет, ответственность» не даёт ответа: у соседней компании то же самое, а работа другая. Включите в текст пункты ниже, и отклики станут точнее.

Не обещайте того, чего нет: если бухгалтер будет один и без помощника, так и напишите. Прямота в вакансии отсекает тех, кто всё равно уйдёт на первой неделе, и вам не придётся искать заново.

Резюме бухгалтера читается одинаково у сильного и у слабого: «вёл учёт, сдавал отчётность, работал в 1С». Различия видны, когда человек разбирает конкретную ситуацию. Поэтому лучше всего работает короткий разбор вашего собственного случая с убранными именами и суммами.

Подготовьте 2–3 ситуации из реальной жизни вашей компании и попросите кандидата рассказать, как он действовал бы:

• Пришёл акт без счёта-фактуры, а срок закрытия месяца поджимает.
• Остаток по банку в учёте не сходится с выпиской.
• Налоговая прислала требование о представлении документов.
• Контрагент не подписывает акт сверки.

Для должности главного бухгалтера привлеките на разбор внешнего специалиста по учёту: он может оценить профессиональные ответы точнее, чем это сделаете вы. Вопросы для разговора можно собрать в генераторе вопросов, а общие принципы описаны в статье «Вопросы на собеседовании». Если кандидат согласен, позвоните на прошлое место работы: попросите описать, какой участок вёл кандидат, сдавал ли в срок и были ли замечания к его работе.

Бухгалтер получает доступ к деньгам, документам и электронной подписи. Продумайте, как вы разделите эти права, ещё до выхода человека на работу.

• Электронная подпись — с 1 сентября 2024 года, чтобы подписывать электронные документы от имени компании, сотруднику нужны личная квалифицированная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД). Руководитель подписывает своей подписью. Оформите МЧД на конкретные полномочия и отзовите её, когда человек уходит.
• Банк-клиент — разделите создание платежа и его подтверждение: пусть платёж готовит бухгалтер, а подтверждает руководитель или другой сотрудник.
• Базы 1С и копии — администратором базы оставьте себя или доверенное лицо, регулярные копии храните отдельно от рабочего места бухгалтера.
• Передача дел — при смене бухгалтера оформите акт приёма-передачи документов и баз и сверьте остатки на дату передачи.

Если вы не уверены в человеке, проверка благонадёжности описана в статье «Подбор финансового персонала». Там разобрано, что можно проверить самостоятельно по закону и какие вопросы задать на интервью.

Испытательный срок по общему правилу не превышает 3 месяцев (ст. 70 ТК РФ). Для главного бухгалтера и его заместителей закон допускает до 6 месяцев. Срок и условия испытания записывают в трудовом договоре, а подробнее о них рассказывает статья «Испытательный срок».

Первые 90 дней удобно разбить на три шага, привязанных к учётным периодам:

• Первый месяц — бухгалтер знакомится с базой, документами и людьми, закрывает период под вашим наблюдением или рядом с консультантом.
• Второй месяц — он ведёт участок самостоятельно, вы проверяете выборочно первичку и сверки.
• Третий месяц — он самостоятельно закрывает период и готовит отчётность, вы сравниваете результат с ожиданием и решаете по испытанию.

Общую схему встреч и вопросов для таких разговоров даёт материал «Адаптация нового сотрудника». Сроки подберите под ваш календарь отчётности: период закрытия и сдачи должен попасть внутрь испытательного срока. Если квартальная сдача не помещается в 3 месяца, начните с месяца, который можно закрыть, или оставьте бухгалтеру помощь консультанта на первый квартал.

Штатный бухгалтер оправдан, когда у вас достаточно операций, чтобы его загрузить, и вы готовы отвечать за его доступы и замену. Обслуживающая компания даёт замену на время отпуска и болезни, но хуже знает ваш бизнес изнутри. Что выгоднее, зависит от объёма и от того, как быстро вам нужен результат.

Если вы выбрали штат и не хотите тратить недели на отбор, подключите кадровое агентство. Когда это окупается, разбирает статья «Свой рекрутёр или агентство», а о подборе в Казани рассказывает материал «Кадровое агентство в Казани». Стоимость ошибки можно прикинуть в калькуляторе замены.

Для других ролей смотрите «Как нанять IT-специалиста», «Как нанять инженера на производство», «Как нанять логиста и менеджера по закупкам» и «Как нанять менеджера по продажам».