Как нанять логиста и менеджера по закупкам: роль, вакансия, контроль

Начните с того, какую цепочку вы закрываете: покупка, доставка или склад. Каждой роли соответствует свой набор навыков:

В небольшой компании эти роли часто собирают в одну должность. Это работает, пока объём невелик, но с ростом закупок и доставки один человек перестаёт справляться с обеими задачами, а ошибки в одной из них начинают влиять на другую. Решите заранее, какую задачу приоритетной считаете сейчас.

Кандидат хочет понять, сколько ответственности ему доверят и с чем предстоит работать. Укажите в тексте:

• Что закупаем или возим — номенклатура, ориентир по объёму, особенности: хрупкий, скоропортящийся, габаритный груз.
• География — местные поставки, регионы или импорт, это определяет требования к кандидату.
• Полномочия — какие решения человек принимает сам, до какой суммы, что согласует.
• Системы — учётная программа, система управления складом или перевозками, электронный документооборот.
• Показатели — по чему вы оцениваете работу: сроки поставки, срывы, соответствие цен рынку.
• Оплата и формат — вилка, график, нужна ли работа с поставщиками по телефону и в поездках.

Резюме закупщика и логиста звучит убедительно, но реальный опыт видно в деталях. Сильнее всего работает разбор вашей собственной ситуации.

• Срыв поставки. «Поставщик сообщил, что партию задержат на две недели, а сборка стоит». Что человек делает в первый день?
• Сравнение предложений — дайте два условных коммерческих предложения, где одно дешевле, а второе с отсрочкой платежа и быстрой доставкой, и попросите объяснить выбор.
• Рассказ о переговорах — попросите описать, как он добился лучших условий и что пришлось уступить.
• Документы — спросите, какие документы сопровождают поставку и что проверяют при приёмке.

Вопросы для разговора можно собрать в генераторе вопросов, а общие принципы описаны в статье «Вопросы на собеседовании». Позвоните прежнему работодателю при согласии кандидата и спросите про самостоятельность и добросовестность.

Закупки и доставка связаны с деньгами и с отношениями с поставщиками. Выстройте контроль так, чтобы он не зависел от доверия к одному человеку:

• Разделите функции — выбор поставщика, согласование цены, оплата и приёмка проходят через разных людей, или хотя бы подтверждаются вторым человеком.
• Сравнивайте предложения — для существенных закупок требуйте несколько предложений и храните их в записи.
• Фиксируйте условия — цена, срок, отсрочка и ответственность за срыв должны быть в договоре, а не в переписке.
• Следите за зависимостью — если весь объём идёт к одному поставщику без причины, выясните, почему.

Если работник будет принимать, хранить или перевозить материальные ценности, рассмотрите договор о полной материальной ответственности. С 1 сентября 2025 года перечень должностей и работ, с которыми его можно заключать, утверждён приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н вместо постановления № 85. В нём названы, в частности, кладовщики, агенты по заготовке и снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, которые получают, хранят, учитывают, выдают и перевозят материальные ценности. Менеджер по закупкам по названию в перечне не указан, поэтому смотрите на фактические обязанности. Если должности или работы в перечне нет, договор о полной ответственности не заключают.

Если вы госзаказчик и закупаете по 44-ФЗ, учтите требования к образованию: для контрактного управляющего и работников контрактной службы нужно высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ст. 38). Заказчик, у которого совокупный годовой объём закупок превышает 100 млн рублей, создаёт контрактную службу (ч. 1 ст. 38). Если объём не больше этого порога и службы нет, назначается контрактный управляющий (ч. 2). Проверьте актуальную редакцию закона перед оформлением.

Испытательный срок по общему правилу не больше 3 месяцев (ст. 70 ТК РФ), подробности описаны в статье «Испытательный срок». Для закупок и логистики удобен такой план:

• Первая неделя — знакомство с поставщиками, перевозчиками, договорами и документооборотом, прикреплённый коллега.
• Первый месяц — ведение части закупок или доставок под контролем, разбор текущих срывов.
• К концу испытательного срока — самостоятельный участок и пересмотр хотя бы одного договора или условия, по результатам которого видно, как человек работает с рынком.

Метрики вы определили в вакансии: сроки поставки, число срывов, соответствие цен рынку. Сверяйте результат с ними на встречах, схема которых описана в материале «Адаптация нового сотрудника».

Штатный специалист оправдан, когда закупки и доставка идут постоянно. Если объём небольшой, часть задач можно отдать перевозчику или экспедитору по договору. Для позиций, где важны личные связи с поставщиками, отбор лучше вести быстро: опытные закупщики и логисты нередко не ищут работу активно.

Если отбор идёт дольше, чем вы планировали, подключите кадровое агентство. Когда это окупается, разбирает статья «Свой рекрутёр или агентство», а стоимость затянувшейся вакансии и ошибки при найме можно прикинуть в калькуляторе замены.

Для других ролей смотрите «Как нанять бухгалтера», «Как нанять IT-специалиста», «Как нанять инженера на производство» и «Как нанять менеджера по продажам».